Perusturvakuntayhtymä Akseli on on tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti.
Perusturvakuntayhtymä Akselin toiminnassa syntyvien tietovarantojen (hallinnon tietovaranto, henkilöstöhallinnon tietovaranto, taloushallinnon tietovaranto, sosiaalihuollon tietovaranto, terveydenhuollon tietovaranto) henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteissa.
Tietopyynnöt
Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen julkisuuslaki (621/1999, 8§). Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa pyyntöä ei tarvitse perustella ja sen voi tehdä anonyymisti. Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyys.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Jos tietopyynnön mukaisia tietoja ei voida luovuttaa, viranomaisen on aina perusteltava kieltäytyminen tiedon antamisesta ja kerrottava se lainkohta, jonka perusteella tieto on salassa pidettävä tai ei-julkinen. Pyynnön esittäjälle on tarvittaessa annettava kieltäytymisestä valituskelpoinen päätös.
Perusturvakuntayhtymä Akselia koskevat pyynnöt voi toimittaa henkilökohtaisesti kuntayhtymän toimipisteeseen, postitse kuntayhtymän hallintoon tai suojatulla suomi.fin viestillä. Kuntayhtymä ei suosittele tietopyyntöjen lähettämistä suojaamattomalla sähköpostilla.
Tietopyynnön voi tehdä tarkoitusta varten laadituilla lomakkeilla tai vapaamuotoisella kirjeellä. Lomakkeet löytyvät kuntayhtymän verkkosivuilta.
Perusturvakuntayhtymä Akselin asiarekisteri ja tietovarannot
Asiarekisteri
Asiarekisteri sisältää tiedot tiedonhallintayksikössä vireille tulleista asioista, niissä tehdyistä toimenpiteistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asian käsittelyyn liittyviä tietoja voi tallentua myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin.
Hallinnon asiarekisteriin kuuluvat julkiset pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat luettavissa kuntayhtymän verkkosivuilta.
Keskeiset tietojärjestelmät: Dynasty-asianhallintajärjestelmä ja Sharepoint-julkaisujärjestelmä. Myös paperiarkistoa.
Esimerkkejä hakutekijöistä: Organisaation nimi, henkilön nimi, aihe tai asiasanahaku (esim. lähettäjän nimi, otsikko), asian käsittelyvaiheet, kokouspäivämäärät
Hallinnon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus: Hallinnollinen päätöksenteko ja sidonnaisuusrekisteri, sopimusten hallinta, hankinnat, organisaation johtaminen sekä organisaation toiminnan järjestäminen, seuranta ja tukeminen
Tietoaineistot: Hallinnon tietovaranto muodostuu päätöksenteon, kilpailutusten, sopimushallinnan, hankintojen, luottamushenkilötyöskentelyn (toimielimet), organisaation johtamisen sekä toiminnan tukipalveluiden tietoaineistoista. Tietovarantoon kuuluu myös organisaation toiminnan laatuun, asiakasviestintään, asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn ja turvallisuuteen liittyvät tietoaineistot, käyttölokirekisteri. Tyypillisiä asiakirjoja ovat sopimukset, tarjoukset, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset sekä erilaiset toimintaohjeet, muistutukset, kantelut ja valitukset.
Keskeiset tietojärjestelmät: Dynasty, HaiPro, Sharepoint, TietoEvryn lokituspalvelut. Myös paperiarkistoa.
Esimerkkejä hakutekijöistä: asian nimike, henkilötunnus, henkilön nimi, toimielimen nimi, sopimuskumppani, sopimusnumero, kokouspäivämäärä
Henkilöstöhallinnon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus: Henkilöstöhallinnon ohjaus, palvelussuhteeseen ottaminen, palvelussuhteen hallinta ja työnantajavelvoitteiden hoitaminen
Tietoaineistot: Henkilöstöhallinnon tietovaranto muodostuu rekrytoinnin tiedoista, henkilöstön palvelussuhdetiedoista ja työnantajavelvoitteista muodostuvista tietoaineistoista. Tietovarantoon tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi rekrytointiin, palvelussuhdeasioihin, osaamisen kehittämiseen, työhyvinvoinnin edistämiseen sekä palkan, palkkioiden ja korvausten maksamiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työkokemuslisään oikeuttavat tiedot
Keskeiset tietojärjestelmät: KuntaRekry, CGI Populus HR
Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, henkilötunnus, henkilönumero, viranhaltija, asian nimike
Taloushallinto
Kuntayhtymän taloushallinnon tuottaa Mynämäen kunnan taloushallinto. Alla taloushallinnon julkisuuskuvaus Mynämäen kunnalta.
Tietovarannon käyttötarkoitus: Taloushallintoyksikkö tuottaa talous- ja palkanlaskentapalvelut Mynämäen kunnalle ja Perusturvakuntayhtymä Akselille sekä palkanlaskentapalvelut Nousiaisten ja Ruskon kunnille.
Tietoaineistot: ostolaskut, myyntilaskut, palkanmaksu, taloussuunnittelu.
Tietojärjestelmät:
1. InvoiceReady, ostolaskujen käsittely ja arkistointi
2. Raindance MRP, myyntilaskujen käsittely
3. Analyste Banking, lähetetään maksuaineistot pankkeihin ja haetaan tiliotteet ja viitesuoritukset
4. Raindance, taloushallintojärjestelmä. Kirjanpito, käyttöomaisuushallinta
5. RD Budjetointi, taloussuunnittelu
6. Raindance Tane ja UDP-raportointi, talouden raportointi
7. CGI:n Laskuhotelli, jonka kautta e-laskut ja tulostettavat laskut siirtyvät
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön/yrityksen nimeä, laskunumeroa, tositenumero, tiliöintitieto (kustannuspaikka, kirjanpidon tili), summa, päivämäärä.
Sosiaalihuollon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus: Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on sosiaalihuollon asiakkaan lakisääteisten palvelutehtävien järjestäminen, suunnittelu, toteutus, tilastointi ja raportointi. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietoaineistot: Sosiaalihuollon tietovaranto muodostuu sosiaalihuollon hallinnon, perheoikeudellisten palveluiden, lasten, nuorten ja perheiden palveluiden, lastensuojelun, kotipalveluiden, aikuisten sosiaalipalveluiden, vammaispalveluiden, ikääntyneiden sosiaalipalveluiden, päihdepalveluiden tietoaineistoista.
Keskeiset tietojärjestelmät: Pro Consona/Omni360. Myös paperiarkistoa.
Esimerkkejä hakutekijöistä: asiakkaan nimi, asiakkaan henkilötunnus, päätösnumero, päättäjätunnus.
Terveydenhuollon tietovaranto
Tietovarannon käyttötarkoitus: Tietoja käytetään potilaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, hoidon laadun varmistamiseen, toiminnan tilastointiin, laskutukseen ja erillisellä luvalla opetukseen ja tieteelliseen tutkimukseen. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietoaineistot: Terveydenhuollon tietovaranto sisältää terveydenhuollon ja sairaanhoidon palvelujen tuottamiseen liittyvät tietokokonaisuudet. Pääasiassa tietovarannon asiakirjat ovat sähköisiä potilastietoja mukaan lukien laboratorion ja kuvantamisen tietoja sekä myös paperi- ja filmimuotoisista potilasasiakirjoja. Potilasrekisteriin kuuluvat myös muista terveydenhuollon toimintayksiköistä saadut hoidon kannalta välttämättömät tiedot.
Keskeiset tietojärjestelmät: Lifecare-potilastietojärjestelmä, terveydenhuollon erillisjärjestelmät mm. diagnostiset järjestelmät, lääkinnälliset laitteet, Omaolo. Myös vanhempia paperiarkistossa säilytettäviä tietoja, mm. pysyvästi säilytettävät 18. ja 28. päivinä syntyneiden tiedot.
Esimerkkejä hakutekijöistä: potilaan henkilötunnus ja nimi
Tietoaineistojen saatavuus teknisen rajapinnan avulla:
Terveydenhuollon potilastiedot ovat luettavissa potilastiedon arkistossa, josta täysi-ikäiset potilaat pääsevät niitä itse katsomaan OmaKanta-palvelun kautta.